virtuális asszisztens

Virtuális asszisztens! Legyen általa többlet bevételed!

Ugye Te is egyre többször találkozol a virtuális asszisztens kifejezéssel? Nem hiába, hiszen a virtuális asszisztensek óriási terhet tudnak levenni a vállalkozásokról. Így egyre több elfoglalt vezető dönt egy-egy online asszisztens megbízása mellett.

Olvasd el a cikket, hogy minden kérdésedre választ kapj!

Fussuk át gyorsan, hogy mióta létezik a virtuális asszisztens kifejezés!

2007 óta már biztosan!

Legalábbis Timothy Ferriss /amerikai vállalkozó, befektető, író és életmódguru/ szerint.

Timothy Ferriss 2007-ben The 4-Hour Workweek (4 órás munkahét) címmel kiadta nagysikerű könyvét, melyben – többek között azt is – elárulta, hogy e-mailjei ellenőrzéséhez, számláinak befizetéséhez, illetve társasága működtetéséhez virtuális asszisztenseket fogadott fel.

A könyv a The New York Times bestseller listáján 4 éven át szerepelt!

Legyen időnk élni is!

Ferriss éveket töltött azzal, hogy a tehetősektől ellesse a gazdaggá válás titkait. Időközben ő maga jött rá, hogyan dolgozhatunk úgy, hogy az közben ne menjen az életünk rovására, vagyis legyen időnk élni is.

Ferris elítéli, hogy az embereknek kimerítő órákon át kelljen dolgozniuk. Lényegében erről szól a 4 órás munkahét könyve. Így, aki nem akar kitörni a mindennapos robotból, inkább ne olvassa el a könyvet!

Tim Ferriss

Na de mit is takar pontosan a virtuális asszisztencia?

Amerikában, Nyugat-Európában már évek óta elterjedt, hazánkban sokaknak még mindig újdonságnak számít a virtuális asszisztencia.

Az asszisztens kifejezésre rákeresve, a szótárakban azt olvashatod, hogy egy támogató, segítő személyről van szó. Így van ez a virtuális asszisztensek esetében is, hiszen az a céljuk, hogy tehermentesítsék megbízójukat. Viszont ők távolról segítenek.

A virtuális asszisztencia egy olyan átfogó feladatkör, amit távmunkában lehet végezni, segítve azokat a megbízókat, akik nem szeretnének teljes munkaidőben kollégákat felvenni ezekhez a feladatokhoz.

A virtuális asszisztensek szerződéses kapcsolatban állnak ügyfeleikkel. A home office lehetőségét kihasználva, rendszerint otthonról végzik munkájukat, saját számítógépükön. Bár, manapság egyre több VA dolgozik digitális nomádként. Azaz, a világot bejárva, egyik helyről a másikra utazva végzik el munkájukat. Hiszen ez egy olyan szakma, ami lehetőséget ad erre.

A virtuális asszisztensek szolgáltatásukkal

  • időt,
  • pénzt és
  • energiát spórolnak meg.

Megbízóiktól átveszik az adminisztratív teendőket, az általános és személyi asszisztencia feladatokat, a szervezési és ügyintézési munkákat.

Elvégzik az átadható, otthonról elvégezhető feladatokat, és az így felszabaduló idővel és energiákkal az addig elfoglalt cégvezető már a produktívabb stratégiai feladatokra tud összpontosítani.

A megbízónak jóval több kapacitása marad a pénzszerző tevékenységekkel foglalkozni.

Emellett a családjára és kikapcsolódásra is több idő fog jutni. A pihenés pedig további energiát ad majd a cége eredményes működtetéséhez.

tehermentesít

Érdekesség

A magyarországi virtuális asszisztens piac alakulását rendszeresen felméréssel kíséri figyelemmel Kiss-Márton Adrienn és csapata, akik a Virtuális Asszisztensek Magyarországon oldalt működtetik. A kérdőívet egyre több hazai virtuális asszisztens tölti ki.

A 2021. évre vonatkozó felmérés válaszadóiról megtudhatjuk például, hogy túlnyomó többségük nő volt, azaz 91 százalékuk. Illetve, 67 százalékuk felsőfokú végzettséggel rendelkezett. A válaszokból azt a következtetést vonhatjuk le, hogy a magyarországi virtuális asszisztensek többsége felsőfokú végzettséggel rendelkező nő.

A virtuális asszisztensek által vállalt tipikus feladatok

Egy virtuális asszisztens minél több tudással és tapasztalattal rendelkezik, annál szélesebb feladatkört tud elvállalni. Ebből adódik, hogy szolgáltatáspalettájuk is más és más.

Kezdve az általános asszisztensi feladatoktól, a személyi asszisztencián át, egészen a specifikusabb dolgokig.

Viszont, egy virtuális asszisztens nem attól lesz igazán jó, ha több száz témakör szakértője. Egy virtuális asszisztensnek nem kell mindenhez értenie. Megbízója számára akkor lesz igazán értékes, ha sikerül őt tehermentesítenie.

Jöjjön néhány általános asszisztensi feladat

Rengeteg átvállalható feladat tartozik ebbe a csoportba. Itt láthatod a leggyakrabban adott általános asszisztensi megbízásokat:

  • kimutatások, elszámolások készítése
  • nyilvántartások vezetése
  • táblázatok szerkesztése
  • prezentációk készítése
  • adatrögzítés
  • partnerekkel történő egyeztetések e-mailen / telefonon
  • blogbejegyzések publikálása
  • webáruház feltöltés
  • banner készítés, kreatív képek szerkesztése
  • social media oldal kezelése, admin feladatok, közösségi média moderáció
    (Facebook, LinkedIn, Instagram stb.)
  • árajánlatok bekérése / készítése
  • szöveg gépelése írott anyagból, vagy hanganyag alapján
  • szövegszerkesztés, szöveg helyesírásának ellenőrzése
  • internetes adatgyűjtés, jogtiszta képek gyűjtése
  • állásra jelentkező pályázatok összegyűjtése, előszűrése
  • ügyfélszolgálati teendők
  • hivatalos levelek megírása

Gyakori személyi asszisztencia szolgáltatások

Ide inkább azok a feladatok tartoznak, amikor a virtuális asszisztensnek a megbízó napi munkaszervezésébe is bele kell folynia. Éppen ezért, ezek a tevékenységek folyamatosabb rendelkezésre állást kívánnak.

  • e-mailek kezelése
  • naptárkezelés, határidők egyeztetése
  • megbeszélések, találkozók egyeztetése
  • foglalások intézése
  • üzleti ebédek szervezése
  • utazásszervezés

Specifikusabb feladatok

Ez már itt a határeset feladatkör. Ugyanis, ha egy online vállalkozástámogató ért a specializáltabb területekhez is, akkor kérheti tőled azon az áron is munkadíját, amennyit a speciális terület szakértője kérne. Mint például a rendezvényszervező, a marketing-, a SEO-, a PPC szakember, vagy akár a grafikus.

Ezek a munkák lehetnek például:

  • kisebb rendezvények-, csapatépítő tréningek szervezése
  • grafikus munkák
  • PPC hirdetések beállítása
  • SEO-barát blogbejegyzések írása
online asszisztens

Irodai asszisztens vs. Virtuális asszisztens

Sokszor előjön a fontos kérdés:

„Virtuális asszisztenst, vagy irodai asszisztenst alkalmazzak?”

Igazából, erre nem is olyan nehéz a válasz. A következő felsorolások alapján könnyedén tudsz dönteni:

  • Ha csak időszakos többletfeladat akadt, ideális egy virtuális asszisztens megbízása.
  • Ha általában nincs annyi munka, hogy azt egy állandó alkalmazottal kelljen ellátni, akkor is egy online asszisztens a lehető legjobb megoldás.
  • Ha napi 8 órában van szükség egy adminisztrátor személyes jelenlétére, nyilván irodai adminisztrátort kell választanod.

Milyen előnyökkel jár, ha virtuális asszisztenst bízol meg a munkák elvégzésével?

Most egy helyen láthatod azt a számos előnyt, ami a virtuális asszisztensek mellett szól.

Amennyiben egy virtuális asszisztensnek adod ki a feladatot, ezekkel a költségekkel nem kell számolnod:

  • Nem kell fizetni irodai költségeket (bérleti díj, közüzemi díjak).
  • Csak a ténylegesen feladattal eltöltött időért kell fizetned. Nincsenek kávé-, mosdó-, egyéb szünetek. Ha óradíjas elszámolásban történik a megállapodás, a virtuális asszisztensek általában időmérő applikációt használnak. Illetve, természetesen projektáras elszámolásban is meg lehet egyezni.
  • A VA nem munkaviszonyban áll a megbízójával, így nem kell fizetni utána, amit egyébként a munkavállaló után kellene (bérek, járulékok, költségtérítés, jutalom, cafeteria).
  • Nincs üzemorvosi költség.

Illetve, nem utolsó sorban, ezekkel a tennivalókkal sem kell bajlódnod:

  • Nem kell foglalkoznod a szabadságok kiadásával.
  • A VA saját maga intézi adózását.
  • Nem kell eszközbeszerzésekről (számítógép, fénymásoló, nyomtató, szoftverek, internet és telefon előfizetés) gondoskodnod, mert egy VA nem a megrendelő eszközeit használja.
iroda

Adózás virtuális asszisztensként

A virtuális asszisztensek általában főállásban végzik tevékenységüket. Legalábbis Magyarországon.

Javarészt alanyi adómentes egyéni vállalkozók. Persze vannak kivételek. Így ÁFA nélkül kerül a számlájuk kiállításra, azaz nem kell a szolgáltatás után ÁFA-t fizetni!

Virtuális asszisztens árak

A virtuális asszisztensek a feladatokat általában óradíjas-, vagy projektáras (esetleg havidíjas) elszámolással vállalják. Ez sokaknál megbeszélés kérdése, de vannak VA-k, akik ragaszkodnak egyikhez-másikhoz.

Ha óradíjas elszámolásban történik a megállapodás, a virtuális asszisztensek általában időmérő applikációt – pl. Toggl Track – használnak, hogy pontosabban lehessen mérni a feladattal eltöltött időt. Valamint, így listák is lekérhetők, amiket aztán a megbízó is át tud nézni.

Gyakran alkalmaznak csomagajánlatokat az óradíjas elszámoláshoz. Vagyis, minél több óraszámban veszik igénybe a szolgáltatását, annál olcsóbb a fizetendő óradíj. Illetve, sokan többféle feladatot beletesznek egy-egy csomagba és azok közül lehet választani adott díjért.

Az óradíjat egyesek minden megkezdett óra esetén felszámolják, van, aki félóránként nézi az időtartamot, valaki pedig perc alapon számláz.

Az óradíjak összegét tekintve az átlag kb. 4.000 Ft körül mozog. Mindenki másképp árazza be magát. Nincs két egyforma virtuális asszisztens, így az áraik is eltérőek. Mások a tapasztalataik, a képzettségük, az érdeklődési körüknek megfelelően specializálódhattak.

Sajnos 1.500 Ft óradíjas online vállalkozástámogatók is megtalálhatók a piacon. Vajon mennyire lehet minőségi a munkájuk ilyen árképzéssel? A plafon teteje nagyjából 6.000 Ft/óradíjra tehető. Sőt, ha még egy kicsit kutakodunk, még magasabb összegeket is könnyedén találhatunk.

Az első konzultáció összege

Nagyon megosztó, hogy az első konzultációt ingyen, vagy pénzért kínálják a virtuális asszisztensek.

Én, virtuális asszisztensként, az ingyenes első megbeszélés híve vagyok. Nem frusztrálom a megbízót azzal, hogy hadarja el az átadandó feladatokat, mert pörög az órája. Így nyugodtan, minden részletet alaposan át tudunk beszélni.

Virtuális asszisztens kiválasztása

Sok cég vezetője hátrál meg azon a ponton, hogy eldöntötte, szüksége lenne egy virtuális asszisztensre. Viszont, mivel nehezen tud választani a mára már méretesre nőtt kínálatból, így csak szemezget a „kellene egy virtuális asszisztens” tervvel.

Nézzük meg, hogyan érdemes kiválasztani a számodra megfelelő virtuális asszisztenst!

Mielőtt bármibe is belevágnál, először kezdd azzal, hogy összeszeded azokat a feladatokat, vagy akár csak egyetlen feladatot, amivel a leendő virtuális asszisztenst megbíznád. Ezt alaposan gondold át, hiszen ez a kiindulópont.

Ha ez egy speciálisabb szakterület (pl.: PPC hirdetések, online marketing, könyvelés), akkor mindjárt szűkítheted is a kört. Ekkor nem is igazán virtuális asszisztensre van szükséged. Ezek a munkák már egy külön szakma, vagy legalábbis annak határát feszegetik.

Ilyenkor érdemesebb lehet megkeresni az adott terület képviselőjét, aki profin elvégzi a feladatot (igaz – valószínűbb, hogy – magasabb árazással).

Azt végig tartsd szem előtt, hogy a leendő virtuális asszisztens kiválasztása mindenképp a szerint történjen, hogy minél inkább tehermentesíteni tudjon. Olyan személyt kell választanod, aki minél több munkát át tud tőled vállalni.

Weboldal és közösségi média felületek átnézése

Ha már sikerült leszűkítened a kört néhány „versenyzőre”, nézd át a weboldalát, a Google Business Cégprofilját és a social media felületeit. Ezek tartalmából rengeteg dolog leszűrhető. Megtudhatod miről és milyen stílusban kommunikál.

A LinkedIn egy szakmai közösségi hálózat. Ezen a platformon, ha szerencséd van, feltűntet tanulmányairól, korábbi munkahelyeiről számos információt.

Nem mindegyik virtuális asszisztens tartja fontosnak egy weboldal üzemeltetését, vagy akár a Google Business Cégprofil létrehozását, így ezeket nem mindenkinél fogod megtalálni.

Ha van, használd ki az ingyenes első konzultációt!

Sokaknál az első konzultáció ingyenes. Használd ezt ki! Ekkor sok hasznos információ kiderül. Itt le tudod tesztelni például, hogy egyáltalán utána nézett-e a cégednek, hogy felkészülten beszélhessen Veled. Figyeld meg, mennyire érdeklődő a leendő feladatokkal kapcsolatban.

Egyeztethettek videóhívást is, így kicsit személyesebb tud lenni az első beszélgetés.

Azt mindenképp tisztázd le vele, hogy hivatalosan végzi-e munkáját, tud-e számlát adni, rendelkezik-e megfelelő adatkezelési szabályzattal? Ezek mind nagyon lényegesek!

Szimpátia

Ha még mindig nem sikerült döntened, akkor a végére jöjjön egy jó tanács. Ha a megérzésed azt súgja, hogy Neked ő a szimpatikus, akkor válaszd őt. A puding próbája végül úgyis az evés lesz.

Egy komolyabb elköteleződés előtt kíváncsi vagy rá, vajon milyen együtt dolgozni a kiszemelteddel?

Egy online asszisztens esetén nagyon egyszerű dolgod van. Vele köthetsz akár csak egyetlen egy projektre megbízási szerződést. Ha elképzelésedet sikerült megvalósítania, akkor dolgozol vele tovább.

Az irodai adminisztrátorral kötött munkaszerződés azonban már egy jelentősebb elköteleződés. Ebben az esetben – ha meg akarod ismerni a munkavállaló személyiségét, kvalitásait – vagy egy határozott idejű munkaszerződést kell kötnöd a dolgozóval, vagy próbaidőt kell kikötni, melynek ideje alatt akár Te, akár a munkavállaló indoklási kötelezettség nélkül, azonnali hatállyal felmondhatja a munkaviszonyt.


Bevallom őszintén, pár éve még fogalmam sem volt, eszik-e, vagy isszák a virtuális asszisztenst. 🙂 Aztán ahogy megismertem, hogy mi is ez, rájöttem, hogy hé, én is virtuális asszisztens akarok lenni!

Megalapítottam saját vállalkozásom, ahol rugalmas munkaidőben, otthonról tudom a megbízóimat segíteni.

Túl elfoglalt vagy? Rengeteg feladatot kell elvégezned, mielőtt a nap véget érne?

Ha Neked is szükséged van (egy kis) tehermentesítésre, keress meg nyugodtan, vagy nézz szét az oldalamon:

Helyfüggetlen online vállalkozástámogatás mikro-, és kisvállalkozások számára

Köszönöm, hogy velem tartottál!

Forrás: vamagyarorszag.hu
Képek: Unsplash